ارائه باید یک تصمیم یا فهم مشخص بسازد
شنونده پس از پایان جلسه باید چه چیزی را بداند یا چه تصمیمی بگیرد؟ پاسخ این پرسش، انتخاب اسلایدها را روشن می‌کند. ارائهٔ گزارش ماهانه با پیشنهاد سرمایه‌گذاری یا آموزش یک ابزار، ساختار یکسانی ندارد. اگر هدف فقط انتقال یک سند مرجع است، ممکن است فایل قابل مطالعه مناسب‌تر باشد. اسلاید برای همراهی با گفتار، معمولاً نمی‌تواند همهٔ جزئیات سند را هم‌زمان نگه دارد. پیش از طراحی، نوع استفاده و مخاطب را ثبت کنید تا ظاهر جای مسئلهٔ ارتباطی را نگیرد.
قانون‌هایی مثل تصویر باید بیشتر از شصت درصد اسلاید باشد یا همهٔ متن‌ها حداقل ۲۴ point باشند، برای همهٔ موقعیت‌ها درست نیستند. نمایش در سالن، جلسهٔ آنلاین و مطالعه روی تلفن شرایط متفاوت دارند. اندازهٔ فونت، فاصله و مقدار داده باید در زمینهٔ مقصد تعیین شوند. این راهنما روش طراحی یک ارائه را توضیح می‌دهد و deck، تصویر یا خروجی تازه ایجاد نمی‌کند. نمونهٔ عددی مشتری یا نتیجهٔ اجرای جلسه نیز در آن ادعا نشده است.
طرح پیام را پیش از template بنویسید
برای تمرین فرضی، تیم می‌خواهد مسیر ثبت درخواست مشتری را ساده‌تر کند. ابتدا سه چیز را روشن کنید: مشکل فعلی چیست، پیشنهاد چیست و از مخاطب چه تصمیمی می‌خواهیم؟ سپس برای هر ادعا شاهد لازم را مشخص کنید. اگر داده‌ای ندارید، فرض را با برچسب روشن ثبت کنید؛ نمودار ساختگی برای کامل شدن ظاهر نسازید. یک روایت ساده می‌تواند از وضعیت فعلی، هزینهٔ مسئله، گزینه‌ها و تصمیم مورد نیاز ساخته شود. لحن ارائه باید با قطعیت شواهد هماهنگ بماند.
در این تمرین، هفت اسلاید می‌تواند یک محدودهٔ آموزشی باشد: هدف جلسه، مسیر فعلی، مشکل، پیشنهاد، مقایسهٔ گزینه‌ها، محدودیت‌ها و تصمیم بعدی. این تعداد نسخهٔ عمومی همهٔ ارائه‌ها نیست. اگر مقایسه به چند جزئیات لازم نیاز دارد، آن را با خوانایی مناسب گسترش دهید. اگر یک اسلاید فقط جملهٔ قبلی را تکرار می‌کند، حذفش ممکن است بهتر باشد. طول ارائه از تعداد frameهای زیبا نتیجه نمی‌شود؛ زمان و نقش هر بخش مهم‌تر است.
عنوان اسلاید باید کارش را معلوم کند
عنوانی مانند «نتایج» نمی‌گوید مخاطب باید چه چیزی را از آن اسلاید بگیرد. می‌توان عنوان را به ادعای مشخص نزدیک کرد، مثل «مرحلهٔ تأیید اطلاعات به توضیح روشن‌تری نیاز دارد»، به شرط اینکه شاهد همان ادعا موجود باشد. عنوان نباید نتیجه‌ای فراتر از داده اعلام کند. برای اسلاید مقایسه، نام گزینه و معیار را روشن بنویسید. شنونده‌ای که لحظه‌ای توجهش قطع شده باید بتواند با عنوان، جای خود را در روایت پیدا کند.
یک ایدهٔ اصلی در هر اسلاید، راهنمای مفیدی برای تمرکز است، نه منع همهٔ ارتباط‌ها. گاهی دو گزینه باید کنار هم دیده شوند تا تفاوت معنی پیدا کند. تفکیک بی‌دلیل به چند اسلاید، حافظهٔ مخاطب را مجبور می‌کند اطلاعات را نگه دارد. تصمیم درست این است که چه چیز باید هم‌زمان دیده شود و چه چیز می‌تواند مرحله‌ای معرفی شود. تعداد کم واژه اگر ارتباط لازم را حذف کند، به فهم بهتر کمک نمی‌کند.
Hierarchy و فاصله را برای مسیر خواندن بسازید
عنوان، شاهد و توضیح تکمیلی باید وزن‌های متفاوت داشته باشند. اگر همهٔ متن‌ها اندازه و رنگ یکسان دارند، مخاطب نمی‌داند از کجا شروع کند. فضای خالی می‌تواند گروه‌ها را جدا کند و ارتباط را نشان دهد. تراز یکدست از تزئین اضافی مفیدتر است، ولی grid نباید دادهٔ مهم را در یک جای تنگ مجبور کند. نوشتهٔ سلسله‌مراتب تایپوگرافی برای این تصمیم‌ها مناسب است. قصد layout باید با ترتیب اطلاعات هماهنگ باشد.
برای سالن، اندازهٔ خوانا به فاصلهٔ مخاطب و کیفیت نمایش وابسته است. برای فایل قابل مطالعه، جزئیات بیشتری می‌تواند لازم باشد و روش ارائه فرق می‌کند. متن را برای جا شدن به اندازهٔ بسیار کوچک نبرید؛ شاید لازم است اطلاعات تقسیم یا خلاصه شود. رنگ متن و زمینه هم باید وضوح کافی داشته باشد. مقالهٔ کنتراست رنگ کمک می‌کند ظاهر روشن یا تیره را بر اساس خوانایی انتخاب کنید، نه صرفاً حس template.
نمودار باید پاسخ یک پرسش باشد
اگر می‌خواهید روند زمان را نشان دهید، نمودار مناسب همان روند را انتخاب کنید. اگر هدف مقایسهٔ چند گزینه است، جدول کوچک یا نمودار مقایسه شاید مستقیم‌تر باشد. واحد، دورهٔ زمانی، منبع و محدودهٔ داده را ثبت کنید. محور بریده یا مقیاس نامناسب می‌تواند برداشت را تغییر دهد. هیچ عدد یا رتبهٔ فرضی را شبیه نتیجهٔ واقعی نشان ندهید. اگر تمرین با دادهٔ ساختگی انجام می‌شود، همین برچسب باید در اسلاید باقی بماند.
نمودار پرتراکم را فقط برای زنده نشان دادن اسلاید اضافه نکنید. Legend دور از داده، رنگ‌های نزدیک و برچسب‌های ریز خواندن را سخت می‌کنند. بخش مورد نظر را با توضیح کوتاه مشخص کنید و برای جزئیات مرجع، ضمیمهٔ قابل مطالعه داشته باشید. شکل ساده وقتی مناسب است که رابطهٔ لازم را حفظ کند. حذف محدودیت یا خطای اندازه‌گیری برای تمیز شدن اسلاید، داده را دقیق‌تر نمی‌کند. روایت باید به شاهد وفادار بماند.
تصویر باید اطلاعات یا زمینه بدهد
تصویر می‌تواند فرم محصول، وضعیت واقعی یا یک مفهوم را نشان دهد. تصویر تزئینی بزرگ که پیام را تغییر نمی‌دهد، ممکن است فضای شاهد لازم را بگیرد. برای هر تصویر، دلیل استفاده و حق مصرف را روشن کنید. Render یا mockup را با عکس مستند اشتباه معرفی نکنید. مقالهٔ شروع رندر با Blender همین مرز را در تصویر سه‌بعدی توضیح می‌دهد. نمایش تصویری باید دربارهٔ نوع شاهد صادق باشد.
اگر تصویر حاوی اطلاعات لازم است، توضیح متنی مناسب هم نیاز دارد. در فایل قابل ارسال، مخاطب ممکن است تصویر را نبیند یا ابزار خواندن صفحه استفاده کند. راهنمای دسترس‌پذیری PowerPoint دربارهٔ عنوان، توضیح جایگزین، کنتراست و ساختار اسلاید توضیح می‌دهد. Accessibility Checker کمک می‌کند بعضی مسئله‌ها پیدا شوند، اما جای بررسی معنی و تجربهٔ واقعی را نمی‌گیرد.
ترتیب خواندن فایل هم باید طراحی شود
ترتیب دیداری elementها و ترتیب خواندن آن‌ها توسط فناوری کمکی ممکن است متفاوت باشد. جابه‌جایی ظاهری boxها لزوماً order داخلی را اصلاح نمی‌کند. اگر فایل PowerPoint تحویل می‌دهید، Reading Order و عنوان‌های اسلاید را بررسی کنید. راهنمای Reading Order روش کار این بخش را شرح می‌دهد. فایل خروجی PDF نیز باید در قرارداد دسترس‌پذیری خودش بررسی شود.
اطلاعات را فقط با رنگ یا حرکت منتقل نکنید. اگر رنگ دو گروه فرق دارد، نام یا نشانهٔ دیگر هم کمک می‌کند. اگر برای فهم نمودار باید مرحلهٔ انیمیشن دیده شود، نسخهٔ ثابت فایل ممکن است ناقص باشد. برای ویدئو و گفتار، زیرنویس و دسترسی مناسب را در نظر بگیرید. این تصمیم‌ها بخشی از طراحی ارائه‌اند و نباید به این فرض واگذار شوند که مخاطب همیشه همان نمایشگر و همان شرایط طراح را دارد.
ابزار را به همکاری و مقصد وصل کنید
PowerPoint، Keynote و Google Slides هر کدام مسیرهای کار و خروجی دارند. انتخاب بهترین ابزار برای همهٔ تیم‌ها، بدون نیاز و محیط، معنی دقیقی ندارد. اگر دریافت‌کننده باید فایل را ویرایش کند، format و فونت مهم‌اند. اگر تیم هم‌زمان همکاری می‌کند، مجوز دسترسی و نسخهٔ مشترک اهمیت دارد. اگر نمایش آفلاین است، وابستگی اینترنت باید روشن باشد. ابزار باید قرارداد تحویل را پاسخ دهد، نه اینکه نام آن به عنوان کیفیت طراحی معرفی شود.
Presenter view، notes و روش شروع نمایش را قبل از جلسه بشناسید. راهنمای ارائه در Google Slides گزینه‌های نمایش را توضیح می‌دهد. Notes برای یادداشت گوینده‌اند و لازم نیست تمام متن گفتار روی اسلاید دیده شود. اما نسخه‌ای که بعداً بدون گوینده خوانده می‌شود، ممکن است توضیح بیشتری بخواهد. بهتر است نسخهٔ جلسه و نسخهٔ مرجع را با نام کاربرد روشن نگه دارید.
تمرین، مشکل زمان و روایت را آشکار می‌کند
برای بازبینی، ارائه را با زمان هدف دنبال کنید. مشخص کنید کجا گفتار از اسلاید جلو می‌زند و کجا اسلاید زمان زیادی برای خواندن می‌خواهد. از یک فرد بخواهید هدف و تصمیم مورد نیاز را بعد از مرور توضیح دهد. این راهنما چنین جلسه‌ای برگزار نکرده و نتیجه‌ای گزارش نمی‌کند؛ روش تمرین برای استفادهٔ بعدی است. اگر پیام اصلی روشن نیست، اضافه کردن transition تازه مشکل روایت را حل نخواهد کرد.
پایان ارائه باید درخواست یا نتیجهٔ مشخص داشته باشد: چه تصمیمی لازم است، چه اطلاعاتی هنوز کم است و قدم بعدی با چه کسی است. ضمیمه‌ها می‌توانند پاسخ پرسش‌های جزئی را نگه دارند، اما نباید پیام اصلی را پنهان کنند. برای نمونه‌سازی مسیر رابط، مقالهٔ کارگاه Figma مفید است. ارائهٔ قابل استفاده، شواهد و محدودیت‌ها را به فهم و تصمیم مرتبط می‌کند و فایل تحویلش نیز همین ارتباط را حفظ می‌کند.
هنوز دیدگاهی ثبت نشده
اولین نفری باشید که نظر می‌دهد!